Eiere av hopper som ble bedekt året før, vil på våren/forsommeren få en fødselsmelding fra Norsk Hestesenter. Oppdretter skal fylle ut fødselsdato, kjønn, navneforslag og foreløpig signalement og sende fødselsmeldinga til Norsk Hestesenter innen en angitt tid.
Når fødselsmeldingen er godkjent får hesten et identitetsnummer, og et bekreftelsesbrev og registreringspakke blir sendt ut. Veterinær bekrefter navn,kjønn ,farge, setter inn chip og tar hårprøve. Dette sendes så inn til Norsk Hestesenter som stempler, binder inn og gjør ferdig hestepasset når DNA stemmer. Dette passet skal så følge hesten hele livet og alle vaksinasjoner og identitetskontroller føres inn i passet.
Rettelser kan ikke gjøres uten at passet sendes inn til Norsk Hestesenter. Passet kan brukes ved all forflytning innen EØS-området. Hester fra andre land innen EØS, som blir importert til Norge, må også ha et hestepass/registreringsbevis fra sitt fødeland.
Dagens praksis med innsending av springsedler og fødselsmeldinger krever at både hingsteholdere og hoppeeiere er sitt ansvar bevisst med å innrapportere om paringer og fødsler. De må videre være påpasselige med å meddele Norsk Hestesenter andre nødvendige opplysninger for registreringsarbeidet som eierskifte, adresseendringer etc.